Wer schon einmal umfangreiche Kataloge oder Preislisten erstellt hat, weiß, wie mühsam, langwierig und fehleranfällig diese Arbeit sein kann. InDesign und einige Plug-ins erleichtern Ihnen diese Tätigkeit.

Unter Database Publishing versteht man ganz allgemein das Ausgeben bzw. Publizieren aus Datenbeständen heraus in verschiedene Ausgabemedien. Grundsätzlich werden dabei Inhalte, zum Beispiel Produktinformationen, in einer neutralen Datenhaltung erfasst und das Layout mit Verweisen auf diese Daten separat angelegt. Hierbei findet eine vollständige Trennung von Inhalt und Layout statt. Im Web wird diese Technik bei jedem Content Management System angewendet, in der Druckvorstufe sind die Möglichkeiten dieser Technik noch lange nicht ausgeschöpft und bleiben häufig sehr hochpreisigen Produkten vorbehalten. Im vorliegenden Artikel soll diese Technik jedoch ausschließlich aus dem Blickwinkel der Druckvorstufe betrachtet werden.

Vorteile
Die Hauptvorteile liegen in der einfachen Pflege der Datenbestände und der schnelleren Produktion der einzelnen Ausgabemedien. Die Daten können beispielsweise in einer Produktdatenbank vom Vertrieb etc. gepflegt werden. Dazu sind keine Kenntnisse der Druckvorstufe nötig. Die eigentliche Katalogproduktion wird teilautomatisiert erledigt und nur noch nachbearbeitet. Dadurch kann die Anzahl der mit der Katalogproduktion beschäftigten Mediengestalter deutlich reduziert werden. Die gesamte Produktion wird wesentlich rationeller und damit langfristig kostengünstiger. Fehlerquellen, wie nicht richtig geänderte Preise oder Produktinformationen, werden auf ein Minimum reduziert,. Zudem wird in allen Ausgabemedien ein gleicher Stand erreicht.

Nachteile
Hier ist zunächst der hohe bis sehr hohe Initialaufwand zu nennen. Soweit noch nicht vorhanden, muss eine Datenbank für die Inhalte geschaffen werden. Nachteile im Layout sind durch die automatisierte Produktion leider auch nicht vollständig auszuschließen. Denn diese kann nur bis zu einer gewissen Grenze produktspezifische Layouts erstellen. Nicht ganz zu unterschätzen sind die neuen Anforderungen an die Mediengestalter und der Unmut, den Rationalisierungen im Allgemeinen mit sich bringen. Führt man solch ein System ein, ist ein hohes Augenmerk auf die Benutzerakzeptanz zu legen.

Mehrere Möglichkeiten
InDesign CS und CS2 bieten eine weite Palette an Möglichkeiten des automatischen Publizierens. Das beginnt bei einfachen Bordmitteln, über die Möglichkeit XML-Daten anzubinden bis hin zu, durch Plug-ins von Drittanbietern realisierten, vollwertigen Publishingsystemen. Mit InCopy wird von Adobe ein Redaktionssystem angeboten. Dieses System wird jedoch nicht Gegenstand des Artikels sein, da es sich an eine andere Zielgruppe richtet. Bei Redaktionssystemen wird der besondere Workflow einer Redaktion abgebildet.

Database Publishing mit Bordmitteln
Die einfachste Möglichkeit bietet InDesign mit der Option, externe Dokumente, etwa aus Word oder Excel, mit dem InDesign-Dokument zu verknüpfen. Hierbei werden externe Dokumente ähnlich wie Grafiken behandelt. Wird eines der Quelldokumente geändert, wird im Fenster Verknüpfungen eine Warnung ausgegeben, und Sie müssen die Verknüpfung aktualisieren. Ein großer Nachteil liegt darin, dass InDesign beim Aktualisieren der Daten alle von Ihnen bereits angelegten Formatierungen entfernt. Abhilfe schafft das Plug-in SmartStyle von Woodwing. Damit können die einmal angelegten Formate gespeichert und nach dem Ändern der Quelldatei einfach auf das aktualisierte Element gezogen werden. Regelmäßig wiederkehrende Dokumente mit vielen Excel-Tabellen können so einfacher gewartet werden. Leider funktioniert dies nicht einwandfrei mit Excel-Diagrammen. Die Objektstile von InDesign sind für diese Arbeit leider nicht geeignet.

Database Publishing Systems: Schematisch dargestellt.

Externe Datenquellen anbinden
InDesign ermöglicht die Anbindung externer CSV- oder TXT-Dateien. Damit können zum Beispiel Serienbriefe erstellt werden, so wie es auch in Word möglich ist. Als Datenbasis dienen hierbei reine Textdateien oder CSV-Dateien, wie sie aus Excel heraus einfach zu exportieren sind. Die Optionen beim Anbinden dieser externen Daten sind allerdings nicht sehr vielfältig. Obwohl sogar Bilder eingefügt und automatisch skaliert werden können, sind die Steuermöglichkeiten im Layout schnell erschöpft. Die Funktion wurde offensichtlich aus Page-Maker übernommen, stand sie doch in der CS-Version nur bei installiertem PageMaker-Plug-in zur Verfügung.

InDesign: Excel-Tabelle verknüpft.

InDesign CS2 und XML
Die Möglichkeiten der Datenausgabe mit InDesign steigen enorm durch die Anbindung von XML-Dokumenten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen diese Möglichkeit nutzen möchten, ist das eine grundsätzliche Entscheidung für XML als Datenaustauschsprache. Der Aufwand, um zur ersten automatisierten Publikation zu gelangen, ist sehr hoch. Ohne die Erstellung einer DTD (Document Type Definition) ist es kaum möglich, sinnvoll mit XML zu arbeiten. Ein großer Nachteil ist jedoch, dass es keine Möglichkeiten gibt, immer wiederkehrende Daten, wie sie etwa bei Katalogen vorkommen, auszugeben. Die XML-Anbindung mit InDesign eignet sich beispielsweise, wenn immer das gleiche Dokumente mit unterschiedlichen Datensätzen ausgeben werden soll.

InDesign: XML-Struktur.

InDesign Plug-ins für Database Publishing
Mittels Plug-ins von Drittanbietern geht die Arbeit wesentlich einfacher von der Hand. Besonders die Firmen Woodwing mit SmartCatalog [1] und Inforvison mit ModeS [2] bieten herausragende Produkte in diesem Bereich. Beide eignen sich auch für den mit Datenbanken und XML weniger geübten Anwender, um selbst umfangreichste Publikationen auf Datenbankbasis zu erstellen. Um die Möglichkeiten dieser Systeme aufzuzeigen, werde ich im Folgenden exemplarisch das Plug-in ModeS von Invorvison erläutern.

ModeS
ModeS besteht aus mehreren Modulen. Nach der Installation finden Sie in InDesign einen neuen Menüpunkt mit den verschiedenen in InDesign zugänglichen Bereichen. Beim Installieren ist unbedingt darauf zu achten, dass Sie die benutzerdefinierte Installation zum Testen auswählen, ansonsten wird der ModeS ViewManager nicht mitinstalliert. Die mitgelieferten PDF-Handbücher sind sehr gut und verständlich geschrieben.

ModeS: ViewManager.

ModeS ViewManager
Zur Datenbankanbindung nutzt ModeS eine ODBC-Schnittstelle und ist daher weitestgehend von der bereits vorhandenen Datenbank unabhängig. Da jede Verbindung der Daten frei definierbar ist, eignet sich dieses Plug-in hervorragend, um eventuell bereits bestehende Produktdatenbanken auch für die Druckausgabe zu nutzen. Nach dem Anlegen einer ODBC-Verbindung haben Sie im ModeS ViewManager die Möglichkeit, Abfragen anzulegen. Hierbei können Sie direkt auf die Tabellen der Datenbank zugreifen, bereits angelegte Views nutzen oder direkt mit einem SQL Statement arbeiten, um Daten entsprechend Ihrer Wünsche gezielt zu selektieren.

ModeS:DataConnector.

ModeS DataConnector
Der DataConnector wird vorzugsweise bei datenbankbasierten Dokumenten eingesetzt, die nicht automatisiert erstellt werden können, und dennoch die Inhalte aus einer Datenbank erhalten sollen. Inhalte werden aus der Datenbank einfach per Drag and Drop in das Dokument gezogen. Sinnvoll ist diese Vorgehensweise bei einzelnen Dokumenten, die nach der Erstellung mit einer Datenquelle verknüpft bleiben und „auf Knopfdruck“ aktualisiert werden können.

Mustervorlage: Zuweisen der Datensätze.

ModeS CatalogBuilder
Wesentlich komplexer in der Anwendung ist der CatalogBuilder. Dieses Tool dient der vollautomatischen Generierung von InDesign-Dokumenten. Die Zuweisung der Datenfelder wird in Mustervorlagen angelegt. Durch Steuerungsmechanismen ist es möglich, je nach Datenbankinhalt verschiedene Mustervorlagen zu verwenden. So können Sie beispielsweise für jede Produktgruppe ein völlig anderes Layout entwerfen. Beim Zusammenführen der Daten mit dem Dokument wird dieses Layout dann der jeweiligen Produktseite zugewiesen. Im Unterschied zum DataConnector werden hierbei Seiten automatisch anhand der Datensatzanzahl generiert. Die Einstellmöglichkeiten sind sehr vielfältig und benötigen einige Zeit, bis das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Trotz der Komplexität bleibt ModeS durchaus bedienbar und erschließt sich auch ohne ein Informatikstudium. Nachdem alle Einstellungen erfolg sind, kann mit dem „Befüllen“ des Dokumentes begonnen werden. Sämtliche Einstellungsschritte erledigt man nur einmal. Alle weiteren Produktionen werden dann durch einfaches Neubefüllen, bzw. durch Aktualisieren der Daten automatisch erledigt.

Mustervorlagen: Einstellungen vornehmen.

Fazit
Durch den Einsatz der vorgestellten oder ähnlicher Systeme können bei immer wiederkehrenden Publikationen Zeit, Nerven und Geld gespart werden. Der Einsatz lohnt sich in Unternehmen mit zyklischen Katalogen oder Listen, bzw. in Agenturen, die mit diesen Aufgaben betraut sind. Im letzten Fall kann die Zusammenführung der Daten durchaus vom Kunden ausgeführt werden. Das Dokument erhält dann beim Dienstleister nur noch den letzten Schliff. Erfolgt der Einsatz eines wie oben beschriebenen Systems durchdacht und mit Augenmerk auf längere Einsatzzeiten, kann es nur Gewinner geben. Die Mediengestalter sind vom unangenehmsten Teil der Arbeit entlastet und können sich spannenderen Dingen widmen, als 500 Katalogseiten am Fließband zu produzieren, und der Vertrieb hat einen unmittelbaren Einfluss auf Produktbeschreibungen und Preise. Viele Zwischenschritte zur Abstimmung werden eingespart.
Richard Beer arbeitet seit 1996 in diversen Unternehmen der Multimediabranche. 1999 hat er in Hamburg die Agentur firstART - Agentur für Design und Consulting (www.firstart.de) gegründet. Seine Schwerpunkte liegen in der Konzeption, Entwicklung und Projektleitung von On- und Offline-Medien. Seit 2000 vermittelt er parallel zur Agenturtätigkeit sein Wissen in Firmenschulungen und offenen Seminaren.

Links

• www.woodwing.de
• www.impressed.de